Hochzeitssaal: So findet Ihr die perfekte Hochzeitslocation für Eure Traumhochzeit!

Eine Hochzeit planen? Kann doch nicht so schwer sein! Aber den perfekten Hochzeitssaal zu suchen, zu finden und letztlich auch zu mieten, ist gar nicht so einfach. Soll es eher ein luxuriöser, elegant und stilvoll geschmückt Hochzeitssaal mit romantischem Ambiente sein? Oder vielleicht doch eher etwas moderner mit klassischem, minimalistischem Design?

Da hat jedes Brautpaar so seine eigenen Vorstellungen. Doch eins ist klar: die perfekte Location für die Traumhochzeit soll es sein! Doch was macht den perfekten Hochzeitssaal perfekt? Wie findet Ihr die richtigen Locations? Worauf solltet Ihr bei der Suche nach dem perfekten Hochzeitssaal achten? Was muss der Festsaal bieten, damit Ihr ihn mietet?

Die Frage aller Fragen bei der Hochzeitsplanung: Ist das unsere Location? Generell solltet Ihr im Vorfeld einer Saalbuchung wichtige Fragen der Hochzeitsplanung mit in die Entscheidung einbeziehen. Zumindest ist es sinnvoll, wenn die Angebote entsprechender Locations mit Euren Vorstellungen von Anfang an weitgehend übereinstimmen.

Wie sollte unser Hochzeitssaal aussehen?

Vielleicht hast Du das eine oder andere Thema aus unserer großen Checkliste zur Hochzeit noch im Hinterkopf. Steht zum Beispiel Euer Hochzeitstermin schon? Habt Ihr ein ungefähres Bild vom Rahmen Eurer Hochzeit? Ist das Budget im Wesentlichen geklärt? Wisst Ihr anhand einer ersten Gästeliste, wie viele Gäste ungefähr zu Eurer Hochzeit kommen? Habt Ihr die groben Infos alle beisammen?

Dann spricht nichts dagegen, Euch zügig um potenzielle Hochzeitssäle zu kümmern. Denn die schönsten und besten Hochzeitssäle sind sehr begehrt. Das gilt für alle Städte und Locations. Schnell ist der perfekte Hochzeitssaal womöglich nicht mehr verfügbar. Klärt also rasch ab, ob der Saal an Eurem Wunschdatum frei ist und welche Mietkosten in etwa anfallen.

Anmietung eines Hochzeitssaals – zentrale Fakten für die Anfrage:

• Termin der Hochzeit: Steht der Hochzeitssaal am Tag der Trauung zur Verfügung?
• Rahmen der Hochzeit: Passt das Ambiente der Hochzeitslocation zu Euren Vorstellungen?
• Anzahl der Gäste: Bietet die Hochzeitslocation genügend Platz zum Feiern für alle Gäste und ist die Größe des Saals zugleich nicht zu groß?
• Budget: Passt der Hochzeitssaal finanziell in Eure Planung?

Hochzeitssaal mieten: Kosten und Modelle

Wir haben die Modelle und Kosten einen Hochzeitssaal zu mieten, noch genauer in unserem ultimativen Guide für Eure Budgetplanung erläutert. Kurz zusammengefasst: Die Kosten für den Hochzeitssaal sind gar nicht so einfach zu bestimmen. Im Wesentlichen gibt es je nach Modell große Vorteile, aber ebenso beachtenswerte Nachteile.

Flexibilität bei Events kostet mehr. Wer sparen möchte, kann gerne fertige Komplettpakete mit Bindung an bestimmte Dienstleister wählen. Deutsche Brautpaare lassen sich ihre Hochzeit im Schnitt knapp 14.000 Euro kosten (Quelle: weddyplace Hochzeitsstudie 2021). Vor diesem Hintergrund landet Ihr dann also bei einem Betrag zwischen 0 und 5.000 Euro für die Location.

Modelle für die Hochzeitssaal-Buchung und ihre Vorteile bzw. Nachteile:

• Das Komplettpaket: Ihr bucht einen großen Raum, Hochzeitssaal oder auch eine komplett hergerichtete Hochzeitslocation für Euer Event. Dafür bezahlt Ihr einen Komplettpreis. Inbegriffen sind dabei: Catering, Getränke, Personal, Hochzeitsdeko, Sektempfang, ggf. ein Dj und die eigentliche Raummiete für die Hochzeitslocation.

  Vorteil: Der Preis fällt oft günstiger aus. Getränke und Essen sind inbegriffen. Weniger Information und Eigenorganisation sind nötig. Das Team vom Dienstleister ist eingespielt auf die Abläufe.

  Nachteil: Ihr könnt Euch nur begrenzt mit eigener Individualität einbringen. Der Gestaltungsspielraum ist geringer. Die Konzepte stehen fest.

• Individuelles Preispaket: Zusammen mit dem Manager und Ansprechpartner der Festsäle bestimmt Ihr, welche Optionen Ihr Euch für Eure Feier wünscht. Welche Teile soll der Anbieter planen und realisieren? Welche Budgetposten möchtet Ihr selbst für Eure Hochzeit organisieren?

  Vorteil: Ihr könnt mehr eigene Ideen für Eure Hochzeit als beim Komplettpaket einbringen, genießt aber trotzdem große Unterstützung bei der Organisation Eurer Hochzeit.

  Nachteil: Oft ist dieses Modell an bestimmte Bedingungen gekoppelt (beispielsweise muss das Catering oft über die Hochzeitslocations gebucht werden usw.). Euer Gestaltungsspielraum für die Hochzeit bleibt eingeschränkt.

• Individueller Umsatz: Diese Variante bietet sich besonders bei Hochzeiten im Restaurant und in kleineren Hochzeitslocations mit eigener Küche an. Gemeinsam wird ein Mindestumsatz für Essen und Getränke festgesetzt. Der muss zur Hochzeitsfeier geleistet werden. Bestellungen, die darüber hinausgehen, stellt der Dienstleister nachträglich exklusive in Rechnung.

  Vorteil: Die Raummiete ist sehr niedrig oder sinkt gar auf 0 Euro, denn der Anbieter verdient ja vor allem an der Bewirtung der Anwesenden und Hochzeitsgäste auf Eurer Feier.

  Nachteil: Die Kostenplanung bleibt nach oben offen. Das Planen bleibt etwas ungewiss. Die Abrechnung erfolgt erst nach der Hochzeit. Auch der individuelle Gestaltungsspielraum bleibt gering. Jedes Restaurant hat ja bereits eine eigene Dekoration.

• Nur Raummiete: Bei dieser Option könnt Ihr die komplette Hochzeitslocation oder den Hochzeitssaal leerstehend oder (teil)möbliert mieten. Der Saal steht Euch für die Buchung dann für einen gewissen Zeitraum komplett nach eigenem Belieben zur Verfügung.

  Vorteil: Ihr seid völlig frei bei der Organisation, den Abläufen und der Dekoration innerhalb der Hochzeitslocation. Ob Ihr eine Grundausstattung an Möbeln wünscht oder die Räumlichkeiten unmöbliert für Eure Hochzeit mieten wollt, bleibt Eure Sache. Hier sind 100 Prozent Individualität garantiert.

  Nachteil: Der maximal perfekte Gestaltungsspielraum verursacht in der Regel höhere Kosten und größeren Organisationsaufwand. Denn Ihr müsst dann eben auch alles selbst organisieren und mieten. Vergesst hierbei ganz besonders nicht, dass nach der Hochzeitsfeier auch jemand aufräumen muss (Stichwort: Reinigung).

Hochzeitssaal - Das solltet Ihr bei der Vertragsschließung beachten

Ihr habt den perfekten Hochzeitssaal für Eure Hochzeitsfeier gefunden? Damit nichts am schönsten Tag Eures Lebens schief geht, solltet Ihr auf jeden Fall mit dem Location-Inhaber einen Vertrag abschließen. Schließlich nimmt besonders die Hochzeitslocation einen großen Posten in der Budgetplanung ein. Lest Euch alles durch, auch alle möglichen Anhänge, AGBs und Ergänzungen! Dieser Schritt zählt vielleicht nicht unbedingt zu den spannendsten Erlebnissen während der Hochzeitsplanung, ist aber unabdingbar, wenn an Eurem Hochzeitstags nichts schief gehen soll. Niemand will ja am großen Tag vor verschlossenen Türen stehen!

Wie wir Euch im Beitrag zum hochzeitlichen Vertragswerk schon empfohlen haben, solltet Ihr wirklich mit jedem Dienstleister einen Vertrag abschließen. Erst recht gilt das für das Mieten der Hochzeitslocation. Wenn später Inhalte und Wünsche fehlen, über die zwar im Vorfeld der Hochzeit gesprochen wurde, welche aber nicht vertraglich fixiert sind, dann ist das nicht nur ein Vertragsproblem, sondern sorgt an Eurem Hochzeitstags nur für unnötigen Stress.

Hochzeitssaal mieten - Das solltet Ihr auf jeden Fall im Vertrag festhalten (von A-Z):

Abrechnung: Was wird wie abgerechnet? Was ist bar vor Ort zu zahlen? Was ist nach Leistung per Rechnung und Überweisung zu begleichen?

• Ansprechpartner: Welche Personen sind Euer Ansprechpartner vor Ort? Wie, wann und wo könnt Ihr die Ansprechpartner bei Fragen erreichen?
• Anzahlung: Wie hoch ist die Anzahlung und bis wann muss sie geleistet sein?
• Ersatz: Was passiert, wenn der Hochzeitssaal durch einen Unglücksfall (zum Beispiel durch Brand, Unwetter oder Gebäudeschaden) kurzfristig nicht mehr für die Hochzeit zur Verfügung steht?
• Nutzung: Ab wann steht der Hochzeitssaal zur Verfügung? Ab wann ist das Dekorieren möglich? Bis wann muss der Hochzeitssaal geräumt und gereinigt sein? Wer übernimmt was?
• Umfeld: Habt Ihr den Hochzeitssaal exklusiv für Euch und Eure Gäste? Oder sind am selben Tag weitere Events, Veranstaltungen und Hochzeiten im Objekt geplant?
• Stornierung: Wer darf in welchem Fall, zu welchem Anlass und bis wann stornieren? Welche Kosten sind mit einer Stornierung verbunden?
• Zeit und Ablauf: Von und bis wann dürft Ihr Eure Hochzeit feiern? Gibt es eine Sperrstunde oder andere temporäre Restriktionen?

Hochzeitssaal - So wichtig ist die Infrastruktur und Umgebung der Hochzeitslocation für Eure Feier

Ihr wollt Eure Hochzeit im Restaurant oder in einer tollen Hochzeitslocation direkt in Eurem Heimatort feiern? Das bietet viele Pluspunkte! Seid Ihr aber eines der Brautpaare, die sich für den schönsten Tag im Leben eine Hochzeitslocation eher woanders wünschen? In einer anderen Stadt, außerhalb auf dem Land, in einem Schloss oder an ungewöhnlichen Orten wie etwa auf einem Schiff? Außergewöhnliche Hochzeitslocations liegen voll im Trend.

Die eigene Traumhochzeit darf gerne was ganz Besonderes sein. Etwas, an das sich Braut, Bräutigam und Gäste noch lange erinnern. Beachtet bei der Wahl dieser Art von Hochzeitslocations dann aber bitte die Umgebung des Hochzeitssaals. Wie gut findet die Infrastruktur mit Euren Wünschen zusammen?

Erreichbarkeit und Dienstleister vor Ort:

• Anfahrt, Abreise und Wege: Sind Standesamt oder Kirche, die Euch zum Heiraten gefallen, in der Nähe vom Saal zum Feiern gelegen? Als Faustregel gilt: Zwischen dem Ort der Trauung sowie der Location für die Feier sollten nicht mehr als 15 Minuten Autofahrt liegen. Ihr solltet gegebenenfalls einen Transfer für Eure Gäste möglich machen. Nicht jeder kann (oder möchte bei einer Hochzeit) selbst Auto fahren.

  Stellt zudem sicher, dass Eure Gäste überhaupt sicher und pünktlich zur Hochzeit kommen können. Wenn Ihr am schönsten Platz der Welt heiratet, Gäste und Dienstleister aber nur mit Mühe zu Eurer Traumhochzeit finden, dann steht Ihr letztlich ganz alleine in Eurem perfekten Hochzeitssaal.

• Unterbringung und Übernachtung: Sorgt dafür, dass Eure Gäste vor und nach der Hochzeit angemessen übernachten können. Hat die Location eigene Kapazitäten dafür? Oder bietet die Umgebung ausreichend Betten in anderen Locations an (Hotels, Pensionen bzw. Gästezimmer)? Wie kommen die Gäste vom Hotel zum Hochzeitssaal und zurück?
• Programm: Wenn Euer Programm auch von der tollen Umgebung (schönen Landschaft) lebt, also womöglich komplett oder teilweise draußen im Garten oder Park stattfinden soll, dann legt Euch für schlechtes Wetter einen Plan B zurecht. Die besten A-Pläne fallen manchmal sprichwörtlich ins Wasser.
• Dienstleister vor Ort: Gibt es über die Dienstleister hinaus, die Ihr selbst für die Hochzeit organisiert habt (zum Beispiel den Pastor, den DJ, den Floristen oder das Catering Unternehmen) weitere Annehmlichkeiten oder gar Notwendigkeiten für die Gäste? Einige Gäste wünschen sich beispielsweise einen Friseur in der Nähe. Sie möchten sich für Eure Hochzeitsfeier richtig hübsch machen lassen.

Hochzeitssaal - Die Ausstattung

Wie ist der Hochzeitssaal ausgestattet? Die Frage steht in Vorfeld auf das Thema Dekoration und Schmuck und berührt zugleich direkt das Thema Programm zur Hochzeit. Ganz gleich ist es dabei, ob Ihr ein Komplettpaket gebucht oder nur einen leeren Hochzeitssaal angemietet habt. Ihr solltet Euch informieren, was genau der Anbieter stellt und was Ihr selbst finden und besorgen müsst.

Die Fragen beginnen im leeren Saal schon bei Art und Anzahl der Stromanschlüsse und der Größe oder Beschaffenheit von Flächen (wie etwa der künftigen Tanzfläche)? Sie reichen bis hin zum Wissen, wer für Möbel und Geschirr verantwortlich ist. Welche Angebote gibt’s in der Nähe? Bis wohin müsst Ihr auf die Suche gehen, um alles für die perfekte Ausstattung zu finden?

Macht Euch schlau, wer grundsätzlich was organisieren bzw. stellen soll:

• Möbel: Wer liefert die Stühle, Tische, Funktionsmöbel oder Funfood-Geräte (wie etwa Schokobrunnen) für den Raum und holt sie nach der Feier wieder ab? Wird auch Zubehör wie Tischdecken und Stuhl-Hussen mitgeliefert und wieder abgeholt?
• Technik: Bringt der DJ sein eigenes Equipment mit und was benötigt er zum Anschluss für Medien? Was bringt der Caterer an Technik und Gastro-Zubehör mit und was braucht er dafür, um seine Geräte problemfrei zu betreiben? Gibt es für das Programm weitere technische Voraussetzungen, die im Vorfeld der Hochzeit geklärt sein sollten?
• Personal: Für den Fall, dass Ihr kein Komplett- oder Individualpaket für Eure Hochzeit bucht, bei dem das Personal schon inbegriffen ist, wer kümmert sich darum? Bringt beispielsweise der Catering Dienstleister eigenes gastronomisches Personal mit? Welches Personal baut die Ausstattung auf und ab? Und wer kümmert sich um die Kinderbetreuung der kleinen Gäste während der Hochzeitsfeier?

Hochzeitssaal - Die perfekte Dekoration für Eure Hochzeitsfeier

Erst eine tolle Hochzeitsdekoration macht aus einem potenziell schönen Partyraum einen wundervollen Hochzeitssaal. Ob romantisch, modern oder verspielt – es ist die Deko, die die Location in genau dieses besondere Ambiente taucht, welches Ihr Euch wünscht. Wenn Eure Gäste den Hochzeitssaal betreten, soll der nicht nur hell oder heimelig erstrahlen. Vor allem soll er das Motto Eurer Hochzeit widerspiegeln.

Eine zauberhafte Dekoration des Hochzeitssaals, mit Liebe gemacht, geht dabei weit über ein bisschen Tischdeko und ein paar Blumen hinaus. Eine stilvolle Hochzeitsdeko verfolgt in jedem Winkel des Raums eine Gesamtidee. Sogar den Hochzeitssaal selber solltet Ihr zum Teil dieser Idee machen. Sowohl „Look“ als auch „Feel“ sollten miteinander harmonieren. Dann ist die Sache rund.

Schritt für Schritt Anleitung für die perfekte Dekoration des Hochzeitssaals:

1. Wahl der Location: Wie schon betont, fängt die Hochzeitsdekoration beim Saal und seiner Umgebung selbst an. Ein romantischer Ort lässt sich besser romantisch inszenieren. Ein moderner Hochzeitssaal lässt sich besser modern in Szene setzen. Widersprüche könnten sonst am Ende emotionale Bilder unglaubwürdiger machen. Die Wirkung würde leiden.
2. Farben bestimmen: Wenn Ihr die Entscheidung für einen professionellen Hochzeitsdekorateur erwägt, womit würde dieser nach Wahl des Saals wohl anfangen? Natürlich mit einem Moodboard! Das ist eine Mappe oder eine Kork-Wand, wo Ihr alle Eure Inspirationen und Ideen als Collage sammelt bzw. anpinnt: Farben, Formen, Skizzen, Fotos, Anregungen, Stoffe usw - alles was Euch für Eure Hochzeit so vorschwebt!

   Klar, dafür gibt’s doch auch Pinterest. Aber nein, das ist eben nicht allein zielführend. Betrachtet Euer persönliches Moodboard eher als Euer individuelles Pinterest ohne Text, dafür erweitert um Dinge, die Pinterest gar nicht darstellen kann – Düfte und Stofflichkeiten zum Beispiel. Zurück zur Farbe: In Schritt 1 definiert Ihr also die Farben Eurer Hochzeit.

3. Materialien abstimmen: Nun legt Ihr fest, welche Stoffe und Vorlieben für Materialien Ihr Euch für Eure Hochzeit wünscht. Pinnt neben Fotos gerne Stofffetzen in den richtigen Farben und Texturen in Euer Moodboard.

   Scheut Euch auch nicht davor, individuell beliebte Elemente hinzuzuheften (beispielsweise Federn, Strohkörper oder Holz- und Gesteinsproben). Plastische Elemente, die neben dem optischen auch einen haptischen Eindruck vermitteln, helfen sehr bei der Hochzeitsplanung.

4. Tischdeko ableiten: Bewaffnet mit Eurem aussagekräftigen Moodboard fügen sich die weiteren Schritte fast wie von alleine an. Die passende Dekoration für die Tische der Gäste zum Beispiel, für den Geschenketisch und sogar für die Stehtische im Außenbereich. Das Moodboard schreit schon fast, welche Devotionalien passen und welche nicht.

   Tischdecken, Geschirr, Besteck, Gläser, Aufsteller, Schilder, Ideen und Schmuckelemente zur Feindeko – alles folgt den Farben, Formen, Materialien und ggf. sogar Düften aus dem Moodboard zu Eurer Hochzeit. Mit dem roten Faden aus Eurem Moodboard findet Ihr schnell die richtigen Ideen und Angebote - so schafft Ihr das perfekte Ambiente in Eurem Hochzeitssaal!

5. Blumen und Blumengestecke planen: Und so einfach wie bei der Tischdeko geht es auch beim Blumenschmuck weiter. Zeigt Euer Moodboard dem Floristen Eures Vertrauens. Dann weiß der Profi sofort, wie der Brautstrauß, die Gestecke auf den Tischen und wie die Blumen zur Dekoration am Eingang aussehen sollten.
6. Gestaltung des Eingangs: Der erste Eindruck hinterlässt tiefe Spuren. Das gilt auch für Hochzeiten und den Eingangsbereich zum Hochzeitssaal. Prächtige Objekte am Eingang versetzen die Gäste beim Eintreffen in prächtige Stimmung. Es müssen auch keine Riesengestecke mit Blumen sein. Auch sehr große Pflanzen, gigantische Bilder oder üppige Statuen tun ihr opulentes Werk und schaffen ein einzigartiges Ambiente für Eure Hochzeitsfeier.
7. Deckengestaltung optimieren: Die Decke ist zum Schluss meist das kleinste Problem. Mit Bodenstrahlern lassen sich wunderbar große Fensternischen ausstrahlen. Mit passenden Dekoelementen, die abgehangen werden, lässt sich das „Obenrum“ komplett verändern. Und richtig hübsch wirken nahezu überall Kronleuchter, Kerzenständer oder gespannte Stoffbahnen.

Ein bisschen Gefühl für adäquate Proportionen und Kontraste solltet Ihr trotz aller Anregungen aus Eurem Moodboard bei der praktischen Umsetzung dennoch mitbringen. Nicht alles muss hell oder dunkel, groß oder klein sein. Jedes Ding hat seinen perfekten Kontrast zum Nachbar-Objekt und seine perfekte Größe im Zusammenspiel. Lasst Eurer Kreativität freien Lauf!

Wir hoffen, dass Euch dieser Artikel gefallen hat und wünschen Euch ganz viel Spaß bei der Planung Eurer Hochzeit! Bei Fragen oder Anmerkungen zu unserem Artikel könnt Ihr uns gerne eine E-Mail an community@weddyplace.com senden!