Gästeliste Hochzeit - Die ultimativen Tipps & Tricks

. 8 minuten Lesedauer

Die Gästeliste für Eure Hochzeit ist mit der erste große Punkt, wenn es an die Hochzeitsplanung geht. Seid Ihr an diesem Punkt, merken viele wahrscheinlich schnell, dass sie sich das alles vielleicht doch ein wenig leichter vorgestellt haben, als es nun ist. Denn die Organisation der Gäste ist definitiv nicht der einfachste Punkt auf der To-do Liste. Mit unseren Tipps und Tricks wird es aber ganz sicher einfacher, versprochen! Und um es Euch noch viel leichter zu machen, haben wir für Euch auch noch direkt eine Gästeliste-Vorlage zum Downloaden erstellt.

Am Anfang stellt sich die Frage, wie viele Personen Ihr einladen wollt. Die Entscheidung, wer kommen soll und wer nicht und wie man das mit sich und seinem Gewissen vereinbart. Die Sitzordnung erstellen, Zusagen einholen… Da gehört schon so einiges dazu.

Nehmt Euch für die Gästeliste also lieber etwas mehr Zeit und vor allem Ruhe und noch ne ordentliche Portion Geduld. Die eine oder andere Diskussion kann hierbei schon auftreten. Schlaft einfach eine Nacht darüber. Viele Probleme lassen sich dann leichter lösen. Aber keine Angst, das sind alles Lappalien. Wenn Ihr Euch wirklich liebt, rockt Ihr auch das. :)

Hochzeitscheckliste
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Tipps und Tricks für die Erstellung der Gästeliste für Eure Hochzeit

Warum sind Gästelisten eigentlich eine so wichtige Sache? Und das von Anfang an! Ganz einfach, eigentlich richtet sich Eure gesamte Hochzeitsplanung nach der Gästeliste. Wenn Ihr nach den richtigen Dienstleistern für Eure Hochzeit sucht, wird das wahrscheinlich eine der ersten Fragen an Euch sein.

Die Hochzeitslocation muss schließlich an der Gästezahl ausgerichtet werden, denn es kann gut sein, dass Eure Traumlocation auf 100 Plätze begrenzt. Genauso die Torte, das Essen, die Getränke oder die Anzahl der Blumengestecke, alle die Dinge werden anhand der Gästeanzahl geplant. Ihr solltet bei der Planung der Personenanzahl von vorne herein auch das Budget im Blick haben.  

Häufig wird die Gästeliste zur Hochzeit nicht nur für die Hochzeitsfeier erstellt. Auch für alle weiteren Anlässe, wie zum Beispiel den Polterabend, werden separate Einladungskarten versendet. In der Liste könnt ihr auch berücksichtigen, welche Gäste ihr für das Standesamt, die kirchliche Trauung und Eure Hochzeitsfeier einladen wollt.

Hochzeitsgäste pusten Seifenblasen auf das Brautpaar
Foto: Photopoetin Berlin

Bedenkt dabei, dass jeder Gast auch Geld kostet. Viele Gäste hat man schnell zusammen, aber habt Ihr auch das Budget für eine große Feier?

Schaut, wo Ihr die Prioritäten setzt und besprecht in aller Ruhe den Rahmen Eurer Hochzeit mit dem Partner, denn eine Hochzeit kann schnell mal 20.000 Euro kosten. Versucht auf jeden Fall stets den Überblick über euer Hochzeitsbudget zu behalten. Dann könnt Ihr Euch auch an die Auflistung der Gäste machen und genau überlegen, wen Ihr an Eurem großen Tag dabei haben wollt.

Kategorisiert Eure Gästeliste in verschiedene Bereiche

Wenn ihr Eure Gäste zunächst in verschiedene Kategorien und Gästegruppen einteilt, bekommt ihr schnell einen guten Überblick.

Ihr könnt zum Beispiel eine Unterteilung in die folgenden Gruppen oder Personenkreise vornehmen. Dadurch habt ihr alle Hochzeitsgäste bereits geordnet und könnt bei der Erstellung des Sitzplan und der Tischkarten eine Menge Zeit sparen.

  • Familienangehörige: Eltern, Geschwister, Großeltern
  • Verwandte: Onkel, Tanten, Cousins und Cousinen, Großtanten und -Onkel
  • Enge Freunde
  • Arbeitskollegen
  • Bekannte
  • Vereinsmitglieder
  • Gäste Eurer Eltern

Wie Ihr herausfindet, ob Ihr jemanden zu Eurer Hochzeit einladen wollt

Ihr werdet mit ziemlicher Sicherheit an einen Punkt gelangen, an dem Ihr Euch fragt “Müssen wir Tante Emma einladen?” oder “Wenn wir Max einladen, ist dann seine neue Freundin beleidigt, wenn wir sie nicht mit einladen? Aber wir kennen sie ja nicht wirklich?!” Diese Fragen können ganz schön quälend sein. Am Ende liegt es natürlich an Euch und daran, mit welcher Entscheidung Ihr Euch am wohlsten fühlt. Wir haben für Euch ein paar Orientierungspunkte zusammengefasst, nach denen viele Brautpaare gehen.

1. Wie lange kennt Ihr Euch schon?

Habt Ihr diese Person erst kürzlich kennengelernt? Ist eventuell noch gar nicht klar, ob sich wirklich eine Freundschaft daraus entwickelt? Um eine enge Beziehung zu einem Menschen aufzubauen, braucht es Zeit. Und eventuell ist diese noch nicht gekommen – zumindest nicht insofern, als dass sie ihr sie zwingend auf Eure Hochzeit einladen müsst.

2. Kennt Ihr die Person überhaupt?

Man kennt das Phänomen oft aus Filmen: Sobald man die Verlobung verkündet hat, beginnen die Eltern damit, die Gästeliste für die Feier zu planen. Die Neffen der Nachbarn sind zu Besuch? Dann müssen sie natürlich auch kommen. “Und unser Friseur? Ja klar, schließlich waren wir auch bei der Hochzeit seiner Tochter.” Liebe Hochzeitspaare, nein, so muss das nicht ablaufen! Es ist EUER Tag und den solltet Ihr mit Menschen verbringen, die Ihr kennt, mögt und schätzt.

3. Seid Ihr Kollegen oder Freunde?

Ein sehr schwieriges Thema: Lädt man Arbeitskollegen zur Hochzeit ein? Nicht, wenn es ausschließlich Kollegen sind. Hier kann man das Private ruhig abgrenzen. Sind es jedoch auch Freunde geworden, spricht natürlich nichts dagegen.

Mit wem trefft Ihr Euch auch außerhalb der Arbeit und schreibt und redet über persönliche Dinge? Das sind die geeigneten Kandidaten für Eure Gästeliste.

Und alle anderen? Naja, die werden das schon verstehen und wenn nicht, ist das leider so. Zu Eurer Hochzeit solltet Ihr keinen aus Zwang oder auf Grund eines schlechten Gewissens einladen müssen.

Sitzplan in grau an einer braunen Holzleiter
Foto: Enns-Fotografie

4. Genießt Ihr die Gesellschaft der Person?

Diese Frage ist leicht zu beantworten. Trefft Ihr die Person gern? Verbringt Ihr Stunden zusammen, die Euch wie Minuten vorkommen?

Dann sollte auch eine Einladung zur Hochzeit ausgesprochen werden. Doch muss der ungeliebte Cousin auch dabei sein, nur weil er zufällig ein Verwandter ist? Nein, absolut nicht! Fühlt Euch nicht gezwungen und macht Euch frei von Konventionen.

Und auch, wenn Eure Eltern oder Oma und Opa das nicht verstehen können, solltet Ihr nicht Eure Wünsche vergessen. Ist es der Bruder Eurer Mama, den Ihr nicht wirklich leiden könnt, aber Eure Mama wäre zutiefst verletzt, wenn Ihr ihn nicht einladen würdet? Redet mit ihr und entscheidet zusammen. Bei Mamas und Papas kann man vielleicht auch über seinen Schatten springen.

Auch tabu: Leute, die zu gern viel zu viel trinken, immer im Mittelpunkt stehen oder einfach nur unangenehm laut sind, und so vielleicht die Stimmung ruinieren. Wenn Ihr keine Lust auf so ein Verhalten habt, ladet sie lieber nicht ein.

5. Möchtet Ihr die Person wirklich dabei haben?

Klingt merkwürdig? Ist es aber nicht! Manche Menschen hassen Hochzeiten, tun dies auch bei jeder Gelegenheit kund und lassen, falls sie doch eingeladen werden, an keinem ein gutes Haar.

Diese Person möchte selbst definitiv nicht an solchen Veranstaltungen teilnehmen und dies sollte man dann auch akzeptieren. Nicht nur zum Wohle von Euch, sondern auch zum Wohle aller Hochzeitsgäste.

Namensschilder mit Ansteckblümchen in weiß und flieder
Foto: Weddings by Tim

6. Kennt Ihr Euch auch in 10 Jahren noch?

Schwierig, keiner von uns hat eine Glaskugel. Doch oftmals spürt man, dass eine Freundschaft nicht von Dauer ist. Sollte sich dies bereits bemerkbar machen, muss die Person nicht unbedingt bei der Hochzeit dabei sein. Denn eine Freundschaft kann auch nicht mit einer Hochzeitseinladung erzwungen werden.

7. Was ist mit neuen Partnern eines guten Freundes?

Die beste Freundin oder der beste Freund von einem von Euch hat einen neuen Partner und Ihr kennt ihn noch nicht wirklich? Nun, diese Situation ist etwas tricky.

Die Faustregel ist hier: Habt Ihr die Freundin bereits mit +1 eingeladen, nur sie hat sich von ihrem alten Partner getrennt und nun bereits einen neuen? Dann sollte es kein Problem sein, ihn mit einzuladen, denn die Personenzahl hattet Ihr offensichtlich bereits eingeplant.

Ist dem nicht so, wäre es hier wichtig zu entscheiden, ob Ihr ihn sympathisch findet und ihn Euch in der Runde gut vorstellen könnt. Ansonsten sprecht mit Euren Freunden über die Einladung zum Hochzeitsfest.

Manchmal ist man überrascht, wie viel Verständnis Menschen dafür zeigen, aus nachvollziehbaren Gründen nicht eingeladen zu sein. Das gilt natürlich auch andersrum.

8. Wer gehört nicht auf die Gästeliste?

Puh, und dann gibts diese Kandidaten, die Ihr von Anfang an ausschließen solltet. Das ist eigentlich ganz einfach! Definitiv nichts auf Eurer Gästeliste zu suchen, hat jeder den Ihr beide einfach nicht leiden könnt!

Konntet Ihr alle Fragen beantworten? Nicht ganz leicht, oder? Natürlich sollte man immer als Brautpaar gemeinsam im Einzelfall entscheiden. Eine kleine Hilfestellung kann dabei aber ja nicht schaden! Grundsätzlich gilt: Es ist EUER Tag, den Ihr (ausschließlich) mit EUREN Liebsten verbringen wollt!

Planung der Hochzeit am Laptop und Kalender

Tipps zur Erstellung der Hochzeits-Gästeliste

Um all diese Dinge zu klären, ist das Anlegen einer Gästeliste die optimale Lösung. Und damit meinen wir keinen Schmierzettel, auf dem Ihr einfach alle Namen und Informationen draufschreibt.

Je übersichtlicher und vor allem auch detaillierter die Gästeliste ist, desto mehr wird sie Euch eine wichtige Hilfe bei der restlichen Hochzeitsplanung sein. Macht in Eurer Gästeliste am besten verschiedene Spalten für Einladungen zum Polterabend, zur Trauung und zur Hochzeitsfeier und vermerkt die Kinder der Gäste.  

Habt Ihr erstmal Eure Auswahl getroffen, welcher Kreis an Personen Euren Segen bekommen und mit auf Eure heilige Gästeliste dürfen, gibt es ja noch einige mehr Details abzuklären. Die Liste eignet sich hervorragend, um alle wichtigen Punkte zu Euren Gästen an einem Ort zu sammeln. Ihr könnt sie in Kategorien aufteilen.

Gäste der Braut

  • Familie
  • Freunde

Gäste des Bräutigam

  • Familie
  • Freunde

Gemeinsame Hochzeitsgäste

  • Trauzeugen und Brautjungfern
  • Engste / Beste Freunde
  • Freunde

Zu den einzelnen Gästen ist es neben der Kontaktdaten auch sinnvoll, eventuelle Aufgaben bei der Planung und Gestaltung der Hochzeit einzutragen. So hat man auf der Gästeliste die Angaben aller Involvierten und deren Aufgaben im Blick.

Hier ist es natürlich einfacher, wenn Ihr die engsten Familienangehörigen, die eine gemeinsame Adresse haben, nicht einzeln auflistet. Aber vergesst nicht die Rückmeldungen in einer Spalte, nach der Zusage, die Personenanzahl in der Hochzeitsgästeliste zu notieren.

Generell solltet Ihr natürlich auch alle Zu- und Absagen notieren. Dafür richtig Ihr am in der Gästeliste sinnvollsten noch eine extra Spalte ein.

Hakt nach und nach ab, welche Save-the-date Karten und Einladungskarten bereits fertig sind, damit Ihr auch keinen Eurer Hochzeitsgäste vergesst, einzuladen.

Wer bringt Kinder mit? Lohnt es sich, eine Kinderbetreuung zu organisieren, damit auch die Kleinsten und deren Eltern glücklich sind?

Wer kommt von weiter weg und benötigt eine Unterkunft? Habt Ihr Euch schon Hotels in der Nähe der Location angeschaut? Dann reserviert am besten schon eine entsprechende Anzahl an Zimmern auf Euren Namen. Bei den meisten Hotels geht das problemlos. Eure Gäste können dann eines der Zimmer für sich buchen.

Tipp: Fügt in Eurer Gästeliste eine Spalte "Danksagung" hinzu. Darin könnt Ihr nach dem Hochzeitstag vermerken, ob ihr bereits eine Dankeskarte versendet habt.

Und falls Euch jetzt der Kopf von all den ganzen Daten, Zeilen und Spalten schwirrt, haben wir Euch ein bisschen Arbeit abgenommen und eine Vorlage zum Herunterladen für Eure Gästeliste erstellt:

Gästeliste als Excel-Vorlage downloaden:

Excel Tabelle für die Planung der Gäste: Vorlage Gästeliste Hochzeit
ZUM ÖFFNEN HIER KLICKEN: GÄSTELISTE FÜR DIE HOCHZEIT

Wir von WeddyPlace bringen die Hochzeitsplanung auf ein ganz neues Level. Unsere Berufung ist die pure Leidenschaft für Hochzeiten! Das unendliche Glück in den Augen unserer zufriedenen Bräute inspiriert uns täglich aufs Neue, Eurer Hochzeit den perfekten Rahmen zu geben, damit der schönste Tag im Leben rundum perfekt wird.

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Und wenn auch Ihr noch nach den passenden Dienstleistern für Eure Hochzeit sucht? Dann stellt uns gern eine kostenlose und unverbindliche Anfrage über den kostenlosen Hochzeitsplaner. In unserem Hochzeitsmagazin findet Ihr Checklisten, Budgetplaner und viele weitere Tipps zur Planung Eures Hochzeitstag.

    Titelbild: Vasil Bituni


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