Hochzeit in der Ferne planen – worauf ist zu achten?

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Immer mehr Paare entscheiden sich dazu, ihren großen Tag fern von der Heimat zu verbringen. Sowohl kleine, intime Hochzeiten in der Karibik, als auch rauschende Feste in den österreichischen Alpen stehen dabei auf dem Programm. Wie aber plant man die Hochzeit in der Ferne am besten? Mit ein paar einfachen Tricks lässt sich der Tag auch auf die Entfernung ganz einfach in die perfekte Hochzeit verwandeln.

Rechtzeitig beginnen

Eine große Hochzeit in der heimischen Umgebung benötigt im Schnitt eine Planung von rund einem Jahr. Wer in die weite Welt hinaus möchte, der sollte mindestens 18 Monate im Vorfeld damit beginnen, den Tag zu durchdenken. Der Hauptgrund dafür liegt darin, den geladenen Gästen ausreichend Vorlaufzeit zu geben, sich auf die Reise vorzubereiten. Werden Anreise und Unterkunft durch das Paar gezahlt, muss man lediglich die Tage um die Hochzeit freihalten. Muss aber ein Teil der Kosten durch die Gäste selber getragen werden, sorgt eine zu kurz angesetzte Einladungszeit zu leeren Stühlen bei der Trauzeremonie.

Ist die Wahl für den Traum-Hochzeitsort gefallen, ist die Zusammenstellung einer Hochzeitsmappe für die Gäste eine gute Idee. Diese enthält alle relevanten Informationen zum Event. Neben dem Wann und Wo, können dort Daten zu umliegenden Hotels und deren Preise beigefügt werden. Auch für die Anreise sollten mehrere Optionen aufgeführt sein. Enthält die Mappe ausführliche Infos zur Region, können sich einige Gäste dazu entscheiden, die Hochzeit mit einer ohnehin geplanten Urlaubsreise zu verbinden.

Hilfe vor Ort finden und in Kontakt bleiben

Eine gut geplante Hochzeit sollte auf die Hilfe von Profis nicht verzichten. Denn wer sich im Hochzeitsgeschäft befindet, der kennt die richtigen Leute, weiß um die neuesten Trends und kann mit tollen Ideen überzeugen. In der Regel arbeiten Hochzeitplaner, Floristen oder Fotografen sehr eng mit dem Paar zusammen. Persönliche Treffen sind ein fester Bestandteil des Servicepakets. Über eine große Entfernung ist dies allerdings nicht immer möglich. Viele Paare reisen erst ein paar Tage vor der Hochzeit an, um finale Details zu besprechen.

Daher ist es unvermeidlich, sich mit Dienstleistern in Verbindung zu setzen, die ausreichend Erfahrung mit sich bringen. Auch alle möglichen Kommunikationswege sollten voll ausgenutzt werden. Ob es ein virtueller Ballsaal-Rundgang via Skype ist oder eine WhatsApp-Gruppe für alle Serviceanbieter vor Ort – vieles lässt sich digital regeln.

Eigene Ideen einbringen und umsetzen

Wer die kreative Leitung der eigenen Hochzeit nicht ganz aus der Hand geben möchte, der kann eine Vielzahl von Online-Angeboten nutzen, um sich einzubringen. Ein Beispiel dafür sind personalisierte Gastgeschenke. Diese lassen sich online leicht gestalten. Es bietet sich an, mit einem Anbieter aus der Hochzeitsregion zusammenzuarbeiten. So ist Tirol eine beliebte Destination für Hochzeitspaare. Österreichische Drucker nehmen online Druckaufträge entgegen, und es ist möglich, Gastgeschenke für die Hochzeit in St. Johan in Tirol oder in Kufstein drucken zu lassen. Die personalisierten Geschenke werden dann direkt zum Hochzeitsort geliefert.

Tischdekorationen in Form von Origami-Blumen oder bestickten Servietten können in der Heimat hergestellt und leicht zum Zielort transportiert werden.

Tipp: Damit sich für die Hochzeit Stilrichtungen, Farben und Ideen nicht überschneiden, unbedingt sicherstellen, dass alle Dienstleister miteinander kommunizieren können. Farbmuster oder Dekoidee mit allen Beteiligten besprechen.

Die Tage vor der Hochzeit nutzen

Auf keinen Fall erst einen Tag vor der Hochzeit anreisen! Wenn möglich, mindestens fünf Tage Vorlaufzeit einplanen. Dies gibt dem Brautpaar ausreichend Spielraum, um Last-Minute-Änderungen erfolgreich umzusetzen. Auch die letzten Entscheidungen können vor Ort getroffen werden:

  • Menüzusammenstellung
  • Tischordnung
  • Tagesplanung

Auch sollten die wichtigsten Punkte etwa zwei bis drei Wochen vor dem Hochzeitstag geklärt sein. Eine Maßschneiderung des Hochzeitshemdes nicht auf die letzten Tage verlegen. Die Lieferung für den Hochzeitskuchen nicht erst vor Ort klären. Und auf keinen Fall davon ausgehen, dass sich ein DJ für die Gästeunterhaltung ganz leicht in den Tagen vor der Hochzeit finden lässt.

Gäste für den Tag vor der Hochzeit laden. Entsprechend ein Unterhaltungsprogramm für den Anreisetag und den Abend planen. Reisen die Gäste erst am Tag der Hochzeit an, ist Chaos zu erwarten. Es ist nahezu vorprogrammiert, dass es zu Stau auf der Autobahn, verpassten Flügen und falschen Routenplanern kommt. Und kein Brautpaar möchte sich am Hochzeitstag damit beschäftigen müssen, ob Oma und Tante es rechtzeitig zur Zeremonie schaffen.

Wichtig

Für Reisen außerhalb der EU unbedingt alle benötigten Unterlagen für die Hochzeit bereithalten. So kann es zum Beispiel sein, dass eine rechtlich gültige Trauung vor Ort nur mit einer Ledigkeitsbescheinigung oder einer Geburtsurkunde möglich ist. Im Vorfeld bei der deutschen Botschaft vor Ort alle Informationen einholen.

Fazit – Die Hochzeit in der Ferne braucht Zeit

Im Großen und Ganzen unterscheidet sich die Planung einer Hochzeit in der Ferne nicht zu sehr vor der Feier vor Ort. Wichtig ist, dass man für den Ernstfall ausreichend Zeit für Planänderungen bereithält. Auch sollte man es nicht so eng sehen, wenn eine Kleinigkeit daneben geht. Denn auch weit ab von der Heimat steht das Glück des Brautpaares im Mittelpunkt – wen stört es da schon, ob die Rosen lachsfarben und nicht flieder sind?


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