Last-Minute Tipps vom Weddingplaner

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Die letzten Wochen vor der Hochzeit sind für  gewöhnlich besonders anstrengend. Plötzlich türmen sich die Aufgaben,  Checklisten müssen abgehakt, Dienstleister kontaktiert und Termine  bestätigt und gesichert werden. In all dem Trubel sollte man das  Wichtigste jedoch nicht aus den Augen verlieren – es ist Ihre Hochzeit!

Wie schafft man es also, möglichst stressfrei eine perfekte Hochzeit  zu planen und dabei kein wichtiges Detail zu vergessen? Diese Frage kann  niemand besser beantworten als ein Weddingplaner. Wir haben Doreen  Winking gebeten, uns einige Tipps und Tricks aus ihrer langjährigen  Erfahrung zu verraten.

Interview mit der Hochzeitsplanerin Doreen Winking Aleit Munich !

Sie  haben schon viele Brautpaare zum Altar begleitet. Welche Probleme  ergeben sich oft im letzten Moment und was ist der größte Fehler, den  man 8 Wochen vor der Hochzeit machen kann?

Doreen Winking: Grundsätzlich lege ich größten Wert auf eine  sorgfältige Planung inklusive Plan B; und das erfordert  Organisationstalent, ein hervorragendes Netzwerk und die Zusammenarbeit  mit zuverlässigen und routinierten Lieferanten.

Desöfteren sagen Gäste allerdings in letzter Minute ab, was natürlich  sehr schade für das Brautpaar ist und Einfluss auf die Sitz- und  Menüplanung haben kann. Man muss also immer auf alles vorbereitet sein.

Müssen bestimmte Termine und Dienstleister kurz vor der Hochzeit noch einmal gesichert/angesprochen werden?

Doreen Winking: Neben einem detaillierten Ablauf- und Zeitplan, den  ich circa 1 Woche vor der Hochzeit an alle beteiligten Dienstleister  sende, rufe ich grundsätzlich jeden einzelnen Partner am Vortag der  Hochzeit persönlich an.

Dies mache ich, um die individuellen Ankunftszeiten der Dienstleister  noch einmal zu bestätigen und somit möglichen Komplikationen pro-aktiv  zu begegnen. Brautpaaren, die ohne Weddingplaner(in) arbeiten, würde ich  ebenfalls die Aufstellung eines genauen Ablaufplanes ans Herz legen.  Hierbei können vor allem die Trauzeugen eine große Stütze sein.

Welche Aufgaben sollten Freunde und Familie kurz vor der Hochzeit übernehmen?

Doreen Winking: Freunde und Familie sind geladene Gäste und sollten  sich so wenig wie nötig mit der Organisation der Hochzeit beschäftigen.  Auch für sie gilt, den Tag mit dem Brautpaar zu genießen. In der Regel  planen Freunde und Familie Reden und Beiträge, deren Steuerung sie  selbst übernehmen.

Ich stehe hier in einem sehr engen Kontakt zu den Brauteltern und  Trauzeugen. Somit bin ich über geplante Reden und Beiträge informiert  und kann diese entsprechend in meinen Zeitplan aufnehmen. Um einen  reibungslosen Ablauf des Hochzeitstages zu garantieren, ist es sehr  wichtig im Vorfeld einen detaillierten Zeitplan festzulegen.

Aber natürlich sollte man auch hier flexibel genug für spontane Beiträge oder unvorhergesehene Änderungen sein.

Was vergessen die meisten Brautpaare?

Doreen Winking: Die größte Fehleinschätzung vieler Brautpaare mit  hohem Anspruch ist es, dass mit dem reinen Abarbeiten einer Checkliste  die Traumhochzeit geplant und umgesetzt werden kann. Wer einen hohen  Anspruch an seine eigene Hochzeit hat, kommt hier oft schnell an seine  Grenzen.

Wünscht man sich eine individuelle Feier mit perfekter Organisation  und top Dienstleistern zu fairen Preisen, kommt man meines Erachtens an  professioneller Unterstützung nicht vorbei.

Unvorhergesehene  Ausgaben haben die Budgetplanung durcheinander gebracht, an welchen  Stellen kann man kurzfristig noch sparen?

Doreen Winking: Eine sorgfältige Budgetplanung und -Verfolgung ist  bei einer Hochzeit unabdingbar, sodass es zu kurzfristigen Sparmaßnahmen  nicht kommen sollte. Ein wesentlicher Kostentreiber bei allen  Hochzeiten ist die Anzahl der Gäste; und diese lädt man kurzfristig  sicher ungern wieder aus.

Nur wenige Wochen (4-6) vor der Hochzeit ist es ebenso schwierig,  bereits gebuchten Dienstleistern ohne Berechnung abzusagen. Elemente wie  Gastgeschenke oder die Reduzierung von Blumenarrangements sind  gegebenenfalls eine Kürzungs-Option.

Was ist Ihre wichtigste Aufgabe eine Stunde vor der Hochzeit und was ist Ihre Rolle am Tag der Hochzeit?

Doreen Winking: Am Tag der Hochzeit sieht mein Zeitplan in etwa wie  folgt aus: Um spätestens 11:00 Uhr bin ich bei der Location, koordiniere  den Set-up, die Menü- und Platzkarten sowie Floristik und Dekoration.

Wichtig ist es auch, den Zeitplan mit dem Bankettleiter nochmals im  Detail durchzugehen. Dann überbringe ich den Brautstrauß und den Anstecker für den Bräutigam. Das Brautpaar sollte jetzt wissen, dass alles vorbereitet ist und sie entspannt den kommenden Stunden entgegen sehen können.

Danach fahre ich zur Kirche, um sicherzustellen, dass alles und jeder  an seinem Platz ist. (Musiker, Organist, Kirchenprogramme,  Getränkeservice vor der Kirche, etc). Jetzt kann die Zeremonie beginnen…

Hört Ihr Job am Tag der Hochzeit auf, oder gibt es noch mehr was Sie tun?

Doreen Winking: Nach der Hochzeit müssen alle verbleibenden  Rechnungen bezahlt werden. Diese prüfe ich im Vorfeld und gebe sie zur  Bezahlung frei. Bei fast allen Brautpaaren koordiniere ich auch die  Anfertigung und den Druck von Danksagungskarten. Mein Service beinhaltet  zudem die Reflektion des Tages mit dem Brautpaar in Form eines  de-briefings.

Als  Weddingplaner ist stets Ihre Kreativität und Ihr Gespu?r fu?r neue  Trends gefragt. Was sind in diesem Jahr besonders angesagte  Gastgeschenke?

Doreen Winking:   Hochwertige Pralinen, Zigarren und Pashmina Schals. Mein Favorit in  diesem Sommer sind personalisierte Flip-Flops.

Gibt es generelle Hochzeitstrends, geben die Leute heute mehr Geld aus als vor 10 Jahren?

Doreen Winking: Der generelle Hochzeitstrend geht ganz klar in  Richtung Individualisierung und Personalisierung. Standardpakete, die  gerne angeboten werden, sind heute für viele Paare ein „no-go“.  Dekorationen von der Stange oder Standard-Menu?s, die schon hundertfach  serviert wurden, treffen vielfach nicht mehr den Nerv der Zeit. Hier  besteht meines Erachtens Handlungsbedarf für die gesamte  Hochzeitsbranche.

Bezüglich des Gesamtbudgets bin ich davon überzeugt, dass heute mehr  Geld als vor 10 Jahren ausgegeben wird. Hierfür gibt es mehrere Gründe:  die Individualisierung der Gesellschaft hat zugenommen, das Internet  transportiert Hochzeitstrends und Ideen in Windeseile um den Globus, der  Anspruch von Brautpaaren an Festlichkeit und Details ist gestiegen und  Dienstleister haben sich darauf mit erhöhter Qualität eingestellt.

Letztendlich ist eine Hochzeit eine höchst emotionale Angelegenheit,  der eine gewisse Einzigartig beiwohnt. Mein Eindruck ist, dass sich ein  Wandel in den Köpfen vieler Braupaare vollzieht. Denn dieser Tag ist  anders zu feiern als ein 50. Geburtstag oder die Hochzeit der Freundin.  Dieser Tag hat die Persönlichkeit des Brautpaares auszudrücken – getreu  meinem Credo: The Wedding is about YOU!


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