Hochzeitssaal: Was die top Hochzeitslocation zum Feiern können sollte!

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Heiraten klingt simpel. Aber den perfekten Hochzeitssaal zu suchen, zu finden und letztlich auch zu mieten, ist gar nicht so einfach. Ob es ein eleganter, luxuriöser Hochzeitssaal sein soll, stilvoll geschmückt und romantisch ausgeleuchtet wie im Märchen? Oder ob es doch lieber ein moderner Hochzeitssaal sein darf, mit edlem Design und praktischen Features?

Da haben jede Braut und jeder Bräutigam so ihre eigenen Vorstellungen. Vom besten Ort und Raum träumen jedenfalls alle Brautpaare. Doch was macht den perfekten Hochzeitssaal perfekt? Wie findet Ihr die richtigen Locations? Worauf solltet Ihr bei der Suche nach dem perfekten Hochzeitssaal achten? Was muss der Festsaal bieten vor dem Mieten?

Den Hochzeitssaal sollte man unbedingt vorher ansehen und besichtigen
Den Hochzeitssaal sollte man unbedingt vorher ansehen und besichtigen

“Der perfekte Hochzeitssaal ist genau dann perfekt, wenn er keine Fragen der Hochzeitsplanung unbeantwortet lässt.”

Die Frage aller Fragen lautet: Ist das unsere Location? Für eine gute Antwort darauf müssen wir ein bisschen weiter ausholen. Generell solltet Ihr im Vorfeld einer Saalbuchung wichtige Fragen der Hochzeitsplanung grob klären. Zumindest ist es sinnvoll, wenn die Angebote entsprechender Locations mit Euren Vorstellungen von Anfang an weitgehend übereinstimmen.

Sich selbst die 4 wichtigsten Fragen zum Finden beantworten

Vielleicht hast Du das eine oder andere Thema aus unserer großen Checkliste zur Hochzeit schon bzw. noch im Hinterkopf. Steht zum Beispiel der Hochzeitstermin? Habt Ihr ein ungefähres Bild vom Rahmen Eurer Hochzeit? Ist das Budget im Wesentlichen geklärt? Wisst Ihr anhand einer ersten Gästeliste, wie viele Gäste ungefähr zu Eurer Hochzeit kommen? Habt Ihr die groben Infos alle beisammen?

Dann spricht nichts dagegen, Euch zügig um die potenziellen Hochzeitslocations zu kümmern. Denn die schönsten und besten Locations sind sehr begehrt. Das gilt für alle Städte und Locations. Schnell ist der perfekte Hochzeitssaal womöglich nicht mehr verfügbar. Klärt also rasch ab, ob der Festsaal an Eurem Wunschdatum frei ist und welche Kosten in etwa für ihn anfallen.

Hochzeitssaal mieten – zentrale Fakten für die Anfrage:

  • Termin der Hochzeit: Steht der Hochzeitssaal am Tag der Trauung zur Verfügung?
  • Rahmen der Hochzeit: Passt das Ambiente der Location zu Euren Vorstellungen?
  • Anzahl der Gäste: Bietet die Hochzeitslocation genügend Platz zum Feiern für alle Gäste und ist die Größe zugleich nicht zu groß?
  • Budget: Passt der Hochzeitssaal finanziell in Eure Planung?
TIPP

Die perfekte Hochzeitslocation ist einer der wichtigsten Punkte bei der Organisation. Mit dem richtigen Ort steht und fällt der offizielle Termin zur eigentlichen Feier. Brautpaare in Deutschland geben im Durchschnitt etwa rund ein Drittel vom Budget für den Festsaal und die Location aus, manche auch mehr. Abhängig sind die Kosten im Einzelnen davon, welche Leistungen im Modell der Buchung konkret inkludiert sind. Grundsätzlich gibt es dafür verschiedene Modelle.

Hochzeitssaal mieten: Kosten und Modelle

Wir haben die Modelle und Kosten einen Hochzeitssaal zu mieten, noch genauer in unserem ultimativen Guide für Eure Budgetplanung erläutert. Kurz zusammengefasst: Die Kosten für den Hochzeitssaal sind gar nicht so einfach zu bestimmen. Im Wesentlichen gibt es je nach Modell große Vorteile, aber ebenso beachtenswerte Nachteile.

Flexibilität bei Events kostet mehr. Wer sparen möchte, kann gerne fertige Komplettpakete mit Bindung an bestimmte Dienstleister wählen. Deutsche Brautpaare lassen sich ihre Hochzeit im Schnitt knapp 14.000 Euro kosten (Quelle: weddyplace Hochzeitsstudie 2021). Vor diesem Hintergrund landet Ihr dann also bei einem Betrag zwischen 0 und 5.000 Euro für die Location.

Modelle für die Buchung und ihre Vorteile bzw. Nachteile:

  • Das Komplettpaket: Ihr bucht einen großen Raum, Saal oder auch eine komplett hergerichtete Hochzeitslocation für Euer Event. Dafür bezahlt Ihr einen Komplettpreis. Inbegriffen sind dabei: Catering, Getränke, Personal, Hochzeitsdeko, Sektempfang, ggf. ein Dj und freilich die eigentliche Raummiete.

    Vorteil: Der Preis fällt oft günstiger aus. Getränke und Essen sind inbegriffen. Weniger Information und Eigenorganisation sind vonnöten. Das Team vom Dienstleister ist eingespielt auf die Abläufe.

    Nachteil: Ihr könnt Euch nur begrenzt mit eigener Individualität einbringen. Der Gestaltungsspielraum ist geringer. Die Konzepte stehen fest.

  • Individuelles Preispaket: Zusammen mit dem Manager und Ansprechpartner der Festsäle bestimmt Ihr, welche Optionen Ihr wünscht. Welche Teile soll der Anbieter planen und realisieren? Welche Budgetposten möchtet Ihr selbst organisieren?

    Vorteil: Ihr könnt mehr eigene Ideen als beim Komplettpaket einbringen, genießt aber trotzdem große Unterstützung bei der Organisation Eurer Hochzeit.

    Nachteil: Oft ist dieses Modell an bestimmte Bedingungen gekoppelt (beispielsweise muss das Catering oft über die Locations gebucht werden usw.). Euer Gestaltungsspielraum bleibt eingeschränkt.

  • Individueller Umsatz: Diese Variante bietet sich besonders bei Hochzeiten im Restaurant und in kleineren Locations mit eigener Küche an. Gemeinsam wird ein Mindestumsatz für Essen und Getränke festgesetzt. Der muss zum Fest geleistet werden. Bestellungen, die darüber hinausgehen, stellt der Dienstleister nachträglich exklusive in Rechnung.

    Vorteil: Die Raummiete bei Events ist sehr niedrig oder sinkt gar auf 0 Euro, denn der Anbieter verdient ja vor allem an der Bewirtung der Anwesenden und Hochzeitsgäste.

    Nachteil: Die Kostenplanung bleibt nach oben offen. Das Planen bleibt etwas ungewiss. Die Abrechnung erfolgt erst nach der Hochzeit. Auch der individuelle Gestaltungsspielraum bleibt gering. Jedes Restaurant hat ja bereits eine eigene Dekoration.

  • Nur Raummiete: Bei dieser Option könnt Ihr die komplette Hochzeitslocation oder den Hochzeitssaal leerstehend oder (teil)möbliert mieten. Der Saal steht Euch für die Buchung dann für einen gewissen Zeitraum komplett nach eigenem Belieben zur Verfügung.

    Vorteil: Ihr seid völlig frei bei der Organisation, den Abläufen und der Dekoration innerhalb der Location. Ob Ihr eine Grundausstattung an Möbeln wünscht oder die Räumlichkeiten unmöbliert für Eure Events mieten wollt, bleibt Eure Sache. Hier sind 100 Prozent Individualität garantiert.

    Nachteil: Der maximal perfekte Gestaltungsspielraum verursacht in der Regel höhere Kosten und größeren Organisationsaufwand. Denn Ihr müsst dann eben auch alles selbst organisieren und mieten. Vergesst hierbei ganz besonders nicht, dass nach dem Fest auch jemand aufräumen muss (Stichwort: Reinigung).
Damit alles passt mit der Hochzeitslocation, sollte es im Vertrag fixiert sein
Damit alles passt mit der Hochzeitslocation, sollte es im Vertrag fixiert sein

Hochzeitssaal Vertrag

Verträge zur Hochzeit schließen hilft. Mit top Verträgen sichert Ihr Euch top ab. Das ist gerade bei der Anmietung der Location zu beachten, die oft ein echtes Schwergewicht in der Budgetplanung darstellt. Lest Euch alles durch, auch alle möglichen Anhänge, AGBs und Ergänzungen! Dieser Arbeitsschritt ist kein Erlebnis oder Event zum Feiern, aber notwendig.

Wie wir Euch im Beitrag zum hochzeitlichen Vertragswerk schon empfohlen haben, solltet Ihr wirklich mit jedem Dienstleister einen Vertrag abschließen. Erst recht gilt das für das Mieten der Location. Wenn später Inhalte und Wünsche fehlen, über die zwar im Vorfeld der Hochzeit gesprochen wurde, die aber nicht vertraglich fixiert sind, dann ist das ein Vertragsproblem.

Mindestens geregelt sein sollten im Mietvertrag zum Hochzeitssaal (von A-Z):

Abrechnung: Was wird wie abgerechnet? Was ist bar vor Ort zu zahlen? Was ist nach Leistung per Rechnung und Überweisung zu begleichen?

  • Ansprechpartner: Welche Personen sind Euer Ansprechpartner vor Ort? Wie, wann und wo könnt Ihr die Ansprechpartner bei Fragen erreichen?
  • Anzahlung: Wie hoch ist die Anzahlung und bis wann muss sie geleistet sein?
  • Ersatz: Was passiert, wenn der Saal durch einen Unglücksfall (zum Beispiel durch Brand, Unwetter oder Gebäudeschaden) kurzfristig nicht mehr für die Hochzeit zur Verfügung steht?
  • Nutzung: Ab wann steht der Raum zur Verfügung? Ab wann ist Dekorieren möglich? Bis wann muss der Saal geräumt und gereinigt sein? Wer übernimmt was?
  • Umfeld: Habt Ihr die Location exklusiv für Euch und Eure Gäste? Oder sind am selben Tag weitere Events, Veranstaltungen und Hochzeiten im Objekt geplant?
  • Stornierung: Wer darf in welchem Fall, zu welchem Anlass und zu wann stornieren? Welche Kosten sind mit einer Stornierung verbunden?
  • Zeit und Ablauf: Von und bis wann dürft Ihr Eure Hochzeit feiern? Gibt es eine Sperrstunde oder andere temporäre Restriktionen?
TIPP

Verträge für die Miete vom Hochzeitssaal sind frei verhandelbar. Haltet alle Euch wichtigen (und gerne auch die weniger wichtigen, aber im Ernstfall nervigen) Punkte darin fest. Besprecht Eure Änderungswünsche bei Standardvorlagen. Ein guter Vertrag berücksichtigt die Interessen beider Parteien gleichermaßen. Einseitige Verträge sind keine guten Verträge. Läuft alles glatt, liest sowieso nie wieder jemand den Vertrag. Denn Verträge sind für schlechte Zeiten gemacht, nicht für gute.

Hochzeitssaal Umgebung

Die Hochzeit im Restaurant oder in Locations am Heimatort zu feiern – das bietet viele Pluspunkte. Seid Ihr aber eines der Brautpaare, das sich für den schönsten Tag im Leben eine Hochzeitslocation eher woanders wünscht? In einer anderen Stadt, außerhalb auf dem Land in einem Schloss oder an ungewöhnlichem Orte wie etwa auf einem Schiff? Außergewöhnliche Locations liegen voll im Trend.

So entstehen auf jeden Fall schöne, vielleicht sogar exotische Hochzeitsfotos zum Ansehen. Die eigene Hochzeit darf gerne was ganz Besonderes sein. Etwas, an das sich Braut, Bräutigam und Gäste noch lange erinnern. Beachtet bei der Wahl dieser Art von Hochzeitslocations dann aber bitte die Umgebung des Hochzeitssaals. Wie gut findet die Infrastruktur mit Euren Wünschen zusammen?

Erreichbarkeit und Dienstleister vor Ort:

  • Anfahrt, Abreise und Wege: Sind Standesamt oder Kirche, die Euch zum Heiraten gefallen, in der Nähe vom Festsaal zum Feiern gelegen? Als Faustregel gilt: Zwischen dem Ort der Trauung sowie der Eventlocation für die Feier zur Hochzeit sollten nicht mehr als 15 Minuten Autofahrt liegen. Ihr solltet gegebenenfalls einen Transfer für Gäste möglich machen. Nicht jeder kann (oder möchte bei einer Hochzeit) selbst Auto fahren.

    Stellt zudem sicher, dass Eure Gäste überhaupt sicher und pünktlich zur Hochzeit kommen können. Wenn Ihr am schönsten Platz der Welt heiratet, Gäste und Dienstleister aber nur mit Mühe zu Eurer Traumhochzeit finden, dann habt ihr ein großes Problem.

  • Unterbringung und Übernachtung: Sorgt dafür, dass Eure Gäste vor und nach dem Feiern angemessen übernachten können. Hat die Location eigene Kapazitäten dafür? Oder bietet die Umgebung ausreichend Betten in anderen Locations an (Hotels, Pensionen bzw. Gästezimmer)? Wie kommen die Gäste vom Hotel zum Hochzeitssaal und zurück?

  • Programm: Wenn Euer Programm auch von der tollen Umgebung (schönen Landschaft) lebt, also womöglich komplett oder teilweise draußen im Garten oder Park stattfinden soll, dann legt Euch für schlechtes Wetter einen Plan B zurecht. Die besten A-Pläne fallen manchmal sprichwörtlich ins Wasser.

  • Dienstleister vor Ort: Gibt es über die Dienstleister hinaus, die Ihr selbst für die Hochzeit organisiert habt (zum Beispiel den Pastor, den DJ, den Floristen oder das Catering Unternehmen) weitere Annehmlichkeiten oder gar Notwendigkeiten für die Gäste? Einige Gäste wünschen sich beispielsweise einen Friseur in der Nähe. Sie möchten sich vor dem Feiern richtig hübsch machen lassen.
TIPP

Die Hochzeit außerhalb ist für gewöhnlich aufwändiger zu organisieren, als die zuhause in der Heimat. Sind alle Personen am selben Platz untergebracht, bieten solche Feiern jedoch oft unvergessliche Möglichkeiten der Interaktion. Es gibt Locations und Ressorts, die sich beispielsweise durch gemeinsame Freizeitaktivitäten (auch gerne am Tag davor oder danach) extra auf solche geselligen mehrtägigen Hochzeiten spezialisiert haben.

Ausstattung des Hochzeitssaals

Wie ist der Hochzeitssaal ausgestattet? Die Frage steht in Vorgriff auf das Thema Dekoration und Schmuck und berührt zugleich direkt das Thema Programm zur Hochzeit. Ganz gleich ist es dabei, ob Ihr ein Komplettpaket gebucht oder nur einen leeren Saal angemietet habt. Habt Ihr Euch schlau gemacht, was genau der Anbieter stellt und was Ihr selbst finden und besorgen müsst?

Die Fragen beginnen im leeren Saal schon bei Art und Anzahl der Stromanschlüsse und der Größe oder Beschaffenheit von Flächen (wie etwa der künftigen Tanzfläche)? Sie reichen bis hin zum Wissen, wer für Möbel und Geschirr verantwortlich ist? Welche Angebote gibt’s in der Nähe? Bis wohin müsst Ihr auf die Suche gehen, um alles für die perfekte Ausstattung zu finden?

Macht Euch schlau, wer grundsätzlich was organisieren bzw. stellen soll:

  • Möbel: Wer liefert die Stühle, Tische, Funktionsmöbel oder Funfood-Geräte (wie etwa Schokobrunnen) für den Raum und holt sie nach der Feier wieder ab? Wird auch Zubehör wie Tischdecken und Hussen mitgeliefert und wieder abgeholt?

  • Technik: Bringt der DJ sein eigenes Equipment mit und was benötigt er zum Anschluss für Medien? Was bringt der Caterer an Technik und Gastro-Zubehör mit und was braucht dafür, um seine Geräte problemfrei zu betreiben? Gibt es für das Programm weitere technische Voraussetzungen, die vorab geklärt sein sollten?

  • Personal: Für den Fall, dass Ihr kein Komplett- oder Individualpaket bucht, bei dem das Personal schon inbegriffen ist, wer kümmert sich darum? Bringt beispielsweise der Catering Dienstleister eigenes gastronomisches Personal mit? Welches Personal baut die Ausstattung auf und ab? Und wer kümmert sich um die Kinderbetreuung der kleinen Gäste?

Hochzeitssaal dekorieren und schmücken

Erst die top Hochzeitsdekoration macht aus einem potenziell schönen Partyraum einen wundervollen Hochzeitssaal. Ob romantisch, modern oder verspielt – es ist die Deko, die die Location in genau die besondere Stimmung taucht, die Ihr Euch wünscht. Wenn Eure Gäste den Festsaal betreten, soll der nicht nur hell oder heimelig erstrahlen. Vor allem soll er den Geist Eurer Hochzeit ausstrahlen.

Eine zauberhafte Dekoration des Hochzeitssaals, mit Liebe gemacht, geht dabei weit über ein bisschen Tischdeko und ein paar Blumen hinaus. Eine echte Hochzeitsdeko verfolgt in jedem Winkel des Raums eine Gesamtidee. Sogar die Locations selber solltet Ihr zum Teil dieser Idee machen. Sowohl „Look“ als auch „Feel“ sollten miteinander harmonieren. Dann ist die Sache rund.

Kleine Schritt für Schritt Anleitung – Super-Deko im Hochzeitsaal:

  1. Wahl der Location: Wie schon betont, fängt die Hochzeitsdekoration beim Raum und seiner Umgebung selbst an. Ein romantischer Ort lässt sich besser romantisch inszenieren. Ein moderner Hochzeitssaal lässt sich besser modern in Szene setzen. Widersprüche könnten sonst am Ende emotionale Bilder unglaubwürdiger machen. Die Wirkung würde leiden.

  2. Farben bestimmen: Wenn Ihr die Entscheidung für einen professionellen Hochzeitsdekorateur erwägt, womit würde dieser nach Wahl der Location wohl anfangen? Natürlich mit einem Moodboard! Das ist eine Mappe oder eine Kork-Wand, wo Ihr alle Eure Inspirationen und Ideen als Collage sammelt bzw. anpinnt: Farben, Formen, Skizzen, Fotos, Anregungen, Stoffe usw.

    Klar, dafür gibt’s doch auch Pinterest. Aber nein, das ist eben nicht allein zielführend. Betrachtet Euer persönliches Moodboard eher als Euer individuelles Pinterest, ohne Text, dafür erweitert um Dinge, die Pinterest gar nicht darstellen kann – Düfte und Stofflichkeiten zum Beispiel. Zurück zur Farbe: In Schritt 1 definiert Ihr also die Farben Eurer Traumhochzeit.

  3. Materialien abstimmen: Im zweiten Schritt legt Ihr fest, welche Stoffe und Vorlieben für Materialien Ihr Euch für Eure Hochzeitsdeko wünscht. Pinnt neben Fotos gerne Stofffetzen in den richtigen Farben und Texturen in Euer Moodboard.

    Scheut Euch auch nicht davor, individuell beliebte Elemente hinzuzuheften (beispielsweise Federn, Strohkörper oder Holz- und Gesteinsproben). Plastische Elemente, die neben dem optischen auch einen realistischen haptischen Eindruck vermitteln, helfen sehr.

  4. Tischdeko ableiten: Bewaffnet mit Eurem grundlegend aussagekräftigen Moodboard fügen sich die weiteren Schritte fast wie von alleine. Die passende Dekoration für die Tische der Gäste zum Beispiel, für den Geschenketisch und sogar für die Stehtische im Außenbereich. Das Moodboard schreit schon fast, welche Devotionalien passen und welche nicht.

    Tischdecken, Geschirr, Besteck, Gläser, Aufsteller, Schilder, Ideen und Schmuckelemente zur Feindeko – alles folgt den Farben, Formen, Materialien und ggf. sogar Düften aus dem Moodboard. Mit dem roten Faden aus Eurem Moodboard findet Ihr schnell die richtigen Ideen und Angebote.

  5. Blumen und Blumengestecke planen: Und so einfach wie bei der Tischdeko geht es auch beim Blumenschmuck weiter. Zeigt Euer Moodboard beim guten Floristen Eures Vertrauens vor. Dann weiß der Profi sofort, wie der Brautstrauß aussehen sollte, wie die Gestecke auf den Tischen und wie die Blumen zur Dekoration am Eingang.

  6. Gestaltung des Eingangs: Der erste Eindruck hinterlässt tiefe Spuren. Das gilt auch für den Eingangsbereich zum Hochzeitssaal. Prächtige Objekte am Eingang versetzen die Gäste beim Eintreffen in prächtige Stimmung. Es müssen auch keine Riesengestecke mit Blumen sein. Auch sehr große Pflanzen, gigantische Bilder oder üppige Statuen tun ihr opulentes Werk.

  7. Deckengestaltung optimieren: Die Decke ist zum Schluss meist das kleinste Problem. Mit Bodenstrahlern lassen sich wunderbar große Fensternischen ausstrahlen. Mit passenden Dekoelementen, die abgehangen werden, lässt sich das „Obenrum“ komplett verändern. Und richtig hübsch wirken nahezu überall Kronleuchter, Kerzenständer oder gespannte Stoffbahnen.

Ein bisschen Gefühl für adäquate Proportionen und stimmliche Kontraste solltet Ihr trotz aller Anregungen aus Eurem Moodboard bei der praktischen Umsetzung freilich mitbringen. Nicht alles muss hell oder dunkel, groß oder klein sein. Jedes Ding hat seinen perfekten Kontrast zum Nachbarn und seine perfekte Größe im Zusammenspiel. Befragt Euren Geschmack!

TIPP

Fast jede Hochzeitslocation hat trendige Eyecatcher zu bieten. Wenn, ja wenn Ihr sie dazu macht. Nutzt die vorhandenen Gegebenheiten für die Dekoration des Hochzeitssaals und seiner direkten Umgebung organisch mit. Ein bisschen Licht setzt beispielsweise den Brunnen im Hof fantastisch in Szene. Gleiches gilt für angeleuchtete Bäume und Sträucher im Garten. Lenkt den Blick ruhig darauf. So gewinnt Eure Deko noch an Finesse.